Recepcionista, Asistente Administrativa, bilingue

Responsabilidades Detalladas del Puesto (Nivel Intermedio)

La persona contratada, estará trabajando directamente con Gerencia Administrativa y sus funciones básicamente serán en las siguientes áreas:

1. Soporte Contable y Financiero Operativo

• Facturación y Cobro:  Emisión facturas a clientes y llevar el control de las cuentas por cobrar.
• Gestión de Pagos:   Control de cuentas por pagar, llevar un control en excel de las facturas ingresadas al mes y buscar el visto bueno de algunas de ellas para el trámite de pago.

1. Soporte de Recursos Humanos y Nómina

• Administración de Personal: Elaboración de archivo ingreso y egreso del personal Incluyendo la inclusión y exclusión de la póliza privada seguro.
• Nómina: Preparación colillas de pago mensual en excel, coordinar con casa matriz su aprobación y envío a los empleados.
• Cargas Sociales: Preparar la planilla INS, mensual.
• Control de Tiempo: Elaborar boletas de vacaciones del personal, cuando se requiera.

1. Comunicación, Recepción y Soporte Ejecutivo

• Central Telefónica Bilingüe: Atender la central telefónica tanto en español como en ingles y redireccionar las llamadas de “Service Plus” o al personal correspondiente.
• Coordinación de Alto Nivel: Realizar labores administrativas y secretariales de soporte directo a la Gerencia Administrativa, Gerencia General, los gerentes de ventas y los consultores, incluyendo la coordinación con la casa matriz en Miami.

1. Proveeduría y Mantenimiento

• Proveeduría e Inventario:  Llevar control de suministros oficina, cocina y limpieza.
• Mensajería: Coordinar servicios de mensajería, cuando se requiera.
• Mantenimiento: Coordinar el mantenimiento de las instalaciones, como las visitas del técnico del Condominio para el mantenimiento trimestral de las 4 unidades aire acondicionado y el funcionamiento de equipos de oficina (PC, Scanner, Fax).

1. Eventos y Apoyo General

• Logística de Clientes: Cuando así se requiera, coordinar la logística de entrenamientos o reuniones de clientes, incluyendo la preparación de material y la organización de coffee breaks.
• Eventos Internos: Apoyar en la coordinación de la Actividad Empresarial de fin de año.
• Apoyo Transversal: Brindar apoyo a otros departamentos de la empresa (ej. Ventas) y colaborar con esfuerzos de mercadeo.